Jak obniżyć podatek dochodowy w firmie? Skuteczne sposoby i legalne rozwiązania

Wysokość podatku dochodowego to jedna z największych bolączek przedsiębiorców w Polsce. Na szczęście istnieje wiele w pełni legalnych sposobów, aby obniżyć podatek dochodowy w firmie. W tym artykule dowiesz się, jak zoptymalizować opodatkowanie, jakie ulgi przysługują Twojej działalności oraz jak świadomie zarządzać kosztami, by płacić mniejsze podatki w firmie. To wiedza, która realnie wpływa na wynik finansowy Twojego biznesu.

Jak działa podatek dochodowy w firmie?

W Polsce przedsiębiorcy mogą wybrać jedną z kilku form opodatkowania:

• skala podatkowa (12% i 32%),

• podatek liniowy (19%),

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (od 2% do 17%),

• estoński CIT (ryczałt od dochodu spółek).

Każda z tych form niesie ze sobą inne konsekwencje finansowe. Kluczowe jest dobranie odpowiedniego modelu do rodzaju i struktury kosztów prowadzonej działalności.

Jak obniżyć podatek dochodowy w firmie – najskuteczniejsze sposoby

1. Wybór optymalnej formy opodatkowania

Nie każda forma opodatkowania będzie korzystna dla Twojego biznesu. Warto dokonać analizy:

• Skala podatkowa może być korzystna przy niskich dochodach – dzięki kwocie wolnej od podatku (30 000 zł) oraz możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

• Podatek liniowy sprawdza się przy stabilnych i wysokich dochodach – brak progów podatkowych, ale bez ulg i wspólnego rozliczenia.

• Ryczałt opłaca się, gdy firma nie generuje dużych kosztów – stawka zależy od branży.

• Estoński CIT to nowoczesna forma dla spółek kapitałowych, które inwestują zysk, a nie wypłacają go jako dywidendy.

Jak płacić mniejsze podatki w firmie? – Czasem wystarczy przejść z jednej formy opodatkowania na inną, co daje realne oszczędności.

2. Wykorzystaj wszystkie dostępne ulgi i odliczenia

W 2025 roku wciąż obowiązuje wiele ulg, które pozwalają obniżyć podatek dochodowy w firmie. Oto najważniejsze z nich:

Ulga B+R (badawczo-rozwojowa)

• Przedsiębiorca może odliczyć nawet 200% kosztów poniesionych na działania innowacyjne.

• Przykłady: wynagrodzenia programistów, materiały do prototypów, sprzęt komputerowy.

Ulga na robotyzację

• Dotyczy firm inwestujących w zautomatyzowane linie produkcyjne.

• Odliczyć można do 50% kosztów zakupu robotów przemysłowych.

Ulga na innowacyjnych pracowników

• Dodatkowe preferencje podatkowe dla firm zatrudniających specjalistów realizujących projekty B+R.

Ulga IP Box

• Możliwość opodatkowania dochodu z praw własności intelektualnej (np. patentów, programów komputerowych) stawką 5%.

Ulga sponsoringowa (CSR)

• Odliczenie kosztów na działania wspierające sport, kulturę i edukację – do 150% poniesionych wydatków.

3. Koszty uzyskania przychodu – klucz do optymalizacji

Koszty to jeden z najskuteczniejszych sposobów, by obniżyć podatek dochodowy w firmie. Co można zaliczyć do kosztów?

• wynagrodzenia pracowników i składki ZUS,

• opłaty za księgowość, leasingi, abonamenty branżowe,

• koszty szkoleń, konferencji, wyjazdów służbowych,

• sprzęt biurowy, komputery, licencje oprogramowania.

Pamiętaj, że każdy koszt powinien być uzasadniony, udokumentowany i faktycznie związany z działalnością.

4. Składka zdrowotna a podatek

Od reformy „Polskiego Ładu” składka zdrowotna stała się nieodliczalna w pełni od podatku. Ale:

• na liniówce można odliczyć 10 200 zł (limit 2025),

• na ryczałcie – 50% zapłaconej składki,

• na skali – brak odliczenia, ale rekompensuje to wyższa kwota wolna.

Świadome zarządzanie formą opodatkowania pozwala odzyskać część tych środków.

5. Estoński CIT – rozwiązanie dla inwestujących spółek

Estoński CIT to ryczałt od dochodu spółek kapitałowych, płacony dopiero przy wypłacie zysku.

Zalety:

• brak podatku tak długo, jak zysk zostaje w firmie,

• brak zaliczek miesięcznych/kwartalnych,

• uproszczona księgowość,

• efektywne opodatkowanie 20% (zamiast 26,29% w klasycznym CIT).

Warunek: reinwestowanie zysków oraz brak ukrytych wypłat (np. przez umowy cywilnoprawne z udziałowcami).

6. Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę

Dzięki przekształceniu JDG w spółkę:

• możliwa jest zmiana formy opodatkowania,

• można przejść na estoński CIT,

• uzyskuje się ograniczenie odpowiedzialności osobistej.

To rozwiązanie warte rozważenia, szczególnie w kontekście długofalowego rozwoju.

7. Wspólne rozliczenie z małżonkiem (dla JDG na skali)

Dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa), wspólne rozliczenie z małżonkiem może znacznie obniżyć podatek w firmie. Zwłaszcza jeśli jedna ze stron nie pracuje lub zarabia znacznie mniej.

Warunki:

• zawarcie związku małżeńskiego przed końcem roku podatkowego,

• wspólność majątkowa.

8. Ulga na terminal płatniczy i kasę fiskalną online

Nowe firmy mogą skorzystać z odliczenia:

• do 1 000 zł za zakup terminala płatniczego,

• do 700 zł za kasę fiskalną online.

Warto sprawdzić, czy firma nie kwalifikuje się do Programu Polska Bezgotówkowa.

Najczęstsze błędy, które zwiększają podatek

• wybór niewłaściwej formy opodatkowania,

• brak dokumentacji kosztów,

• nieuwzględnianie przysługujących ulg,

• brak monitoringu zobowiązań podatkowych,

• opóźnienia w zgłoszeniach do CEIDG/US (np. zmiana formy do 20. dnia miesiąca po rozpoczęciu roku).

Aby skutecznie obniżyć podatek dochodowy w firmie, warto podejść do tematu strategicznie. Zamiast szukać jednorazowych oszczędności, analizuj swój biznes całościowo. Jak płacić mniejsze podatki w firmie? – przez optymalny wybór formy opodatkowania, korzystanie z ulg i dokładne prowadzenie księgowości. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z biurem rachunkowym, które pomoże Ci wdrożyć najlepsze rozwiązania.

Chcesz sprawdzić, która forma opodatkowania jest najkorzystniejsza dla Twojej działalności? Skontaktuj się z naszym biurem – wspólnie znajdziemy sposób na legalne i skuteczne obniżenie podatku dochodowego w firmie.

FAQ – często zadawane pytania

Czy można obniżyć podatek dochodowy bez zmiany formy opodatkowania?

Tak. Poprzez zwiększenie kosztów uzyskania przychodu, skorzystanie z ulg, wspólne rozliczenie z małżonkiem, ulgi B+R czy IP Box.

Jak długo obowiązuje wybrana forma opodatkowania?

Zwykle przez rok podatkowy. Można ją zmienić do 20. dnia miesiąca następującego po rozpoczęciu nowego roku (czyli do 20 lutego).

Czy ryczałt jest zawsze korzystny?

Nie. Przy dużych kosztach ryczałt może okazać się nieopłacalny – nie daje możliwości ich odliczenia.