Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z nieustannym zarządzaniem finansami, a jednym z kluczowych elementów optymalizacji jest świadome podejście do kosztów. Zrozumienie, co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej, to Twój najlepszy sposób na legalne obniżenie podstawy opodatkowania. Nie chodzi tu o skomplikowaną księgowość, ale o praktyczną wiedzę, która realnie przekłada się na niższy podatek dochodowy.

Płacisz podatki od dochodu, nie przychodu. Dlaczego koszty są Twoim sprzymierzeńcem?

Prowadząc działalność gospodarczą, z pewnością chcesz płacić niższe podatki. Kluczem do legalnej optymalizacji jest zrozumienie fundamentalnej różnicy między przychodem a dochodem. Przychód to cała kwota, którą otrzymujesz od klientów (np. ze sprzedaży na fakturach). Dochód to Twój czysty zysk, czyli dokładnie: Dochód = Przychód – Koszty.

Podatek dochodowy (PIT lub CIT) płacisz właśnie od dochodu. Każda złotówka wrzucona w koszty w firmie obniża Twój dochód, a tym samym zmniejsza kwotę podatku do zapłaty. Wyobraź sobie, że masz 10 000 zł przychodu. Bez kosztów, płacisz podatek od 10 000 zł. Jeśli jednak udokumentujesz 3 000 zł wydatków firmowych, Twój dochód wyniesie 7 000 zł i tylko od tej kwoty zapłacisz podatek. Zbieranie faktur to zatem nie biurokracja, lecz realna oszczędność.

„Złota zasada” kosztów – czyli czym jest koszt uzyskania przychodu?

Nie każdy wydatek możesz jednak dowolnie odliczyć. Aby Urząd Skarbowy uznał dany zakup za koszt firmowy, musi on spełniać definicję zawartą w przepisach. Tzw. „złota zasada” pochodzi wprost z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mówi ona, że kosztem uzyskania przychodu (w skrócie KUP) są wydatki poniesione w celu:

• Osiągnięcia przychodu – to najbardziej bezpośredni związek. Kupujesz towar handlowy, aby go sprzedać z zyskiem. Inwestujesz w reklamę, która przynosi nowych klientów.
• Zachowania źródła przychodu – to wydatki, które pozwalają Twojej firmie funkcjonować. Płacisz za księgowość, aby uniknąć błędów i kar. Opłacasz czynsz za biuro, by mieć gdzie pracować.
• Zabezpieczenia źródła przychodu – to działania prewencyjne. Wykupujesz ubezpieczenie firmy na wypadek awarii. Inwestujesz w system alarmowy, by chronić sprzęt.

Każdy Twój wydatek firmowy musi wpisywać się przynajmniej w jeden z tych trzech filarów.

Jaka jest najważniejsza zasada? Koszt musi pasować do Twojej firmy

To najważniejszy praktyczny wniosek z analizy przepisów. Nie istnieje jedna, uniwersalna lista wydatków dozwolonych dla każdego. Kluczem jest kontekst i umiejętność uzasadnienia, że dany zakup służy Twojej działalności, a nie celom prywatnym. Ten sam przedmiot może być kosztem dla jednej firmy, a dla innej zostanie zakwestionowany.

Spójrzmy na przykłady. Czy elegancki garnitur to koszt w JDG? Jeśli jesteś prawnikiem, doradcą biznesowym lub prowadzisz agencję PR i garnitur buduje Twój profesjonalny wizerunek na spotkaniach z klientami – jest duża szansa na obronę takiego wydatku. Jeśli jednak jesteś programistą pracującym zdalnie, Urząd Skarbowy niemal na pewno uzna to za wydatek osobisty.

Podobnie jest z ekspresem do kawy. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, agencję marketingową lub gabinet lekarski i przyjmujesz klientów, ekspres służy poczęstunkowi dla nich (oraz dla pracowników). Jest to standardowy wydatek biurowy. Jeśli jednak jesteś grafikiem–freelancerem pracującym samotnie z domu, zakup ekspresu za kilka tysięcy złotych będzie bardzo ryzykowny i prawdopodobnie uznany za zaspokojenie potrzeb prywatnych. Zawsze zadaj sobie pytanie: „Jak ten wydatek pomoże mi zarobić pieniądze?”.

Czego nie można wrzucić w koszty? Katalog wydatków wyłączonych

Ustawodawca przewidział także katalog wydatków, które nigdy nie mogą stanowić KUP, nawet jeśli spełniają „złotą zasadę”. Znajdziesz je w art. 23 ustawy o PIT. Do najważniejszych należą:

• Spłata kapitału kredytów i pożyczek (kosztem są tylko odsetki).
• Grzywny, mandaty karne i odsetki za zwłokę od zobowiązań podatkowych.
• Podatki od darowizn i spadków.
• Koszty reprezentacji.

Szczególnie problematyczne jest ostatnie pojęcie. Musisz odróżnić reklamę od reprezentacji. Reklama jest kosztem, ponieważ ma charakter masowy i jej celem jest dotarcie do jak najszerszego grona odbiorców (np. baner, reklama w internecie, ulotki, gadżety z logo rozdawane na targach).

Reprezentacja nie jest kosztem. Ma ona charakter elitarny, skierowany do konkretnych kontrahentów i służy budowaniu wizerunku (często w sposób luksusowy). Typowym przykładem reprezentacji jest drogi obiad z klientem w restauracji, zakup luksusowego alkoholu na prezent czy bilety do opery. Granica bywa płynna, ale catering zamówiony do biura na spotkanie szkoleniowe dla grupy klientów będzie kosztem, a wystawny obiad 1 na 1 już nie.

Jak dokumentować koszty, by urząd skarbowy nie miał wątpliwości?

Aby dany wydatek mógł zostać formalnie zaliczony do kosztów, musisz mieć dowód księgowy potwierdzający jego poniesienie. Sam wyciąg z konta bankowego lub potwierdzenie przelewu to za mało.

Podstawą księgowania są:

• Faktura VAT.
• Faktura bez VAT (dawniej rachunek).
• Umowa o dzieło lub zlecenie (wraz z rachunkiem wykonawcy).
• Dowody wewnętrzne (np. przy rozliczaniu amortyzacji).

Pamiętaj, że zwykły paragon fiskalny (bez numeru NIP nabywcy) generalnie nie jest wystarczającym dokumentem do ujęcia wydatku w KUP (choć są drobne wyjątki, jak opłaty za autostrady). Wszystkie te dokumenty muszą być rzetelnie ewidencjonowane, np. w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Co można wliczyć w koszty firmy? Przykłady od A do Z

Aby ułatwić Ci zrozumienie tematu, pogrupowaliśmy najpopularniejsze kategorie wydatków, które zazwyczaj można wrzucić w koszty działalności gospodarczej.

Biuro i prowadzenie firmy (koszty stałe)

Do tej grupy zaliczamy wszystko, co niezbędne do codziennego funkcjonowania. Będzie to czynsz za wynajem lokalu biurowego lub hali produkcyjnej. Jeśli prowadzisz biuro we własnym mieszkaniu, możesz rozliczyć część opłat (czynsz administracyjny, prąd, internet, ogrzewanie). Najbezpieczniej jest ustalić proporcję na podstawie metrażu zajmowanego na cele firmowe (np. jeśli biuro zajmuje 10 m² ze 100 m² mieszkania, w koszty wrzucasz 10% opłat). W tej kategorii mieszczą się też usługi księgowe, obsługa prawna, materiały biurowe (papier, długopisy, tonery) czy wyposażenie (biurko, fotel).

Sprzęt, licencje i amortyzacja

Zakup komputera, laptopa, smartfona czy drukarki to oczywisty koszt, jeśli sprzęt służy celom firmowym. Podobnie jest z oprogramowaniem – zarówno kupowanym jednorazowo, jak i w formie subskrypcji (np. pakiet biurowy, program graficzny, narzędzia marketingowe).

Musisz jednak pamiętać o pojęciu amortyzacji. Jeśli kupujesz środek trwały (np. maszynę, komputer, samochód), którego wartość przekracza 10 000 zł netto (u VAT-owców) lub brutto (u nieVAT-owców) i zamierzasz go używać dłużej niż rok, nie wrzucasz całego wydatku w koszty w miesiącu zakupu. Rozliczasz go stopniowo w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne.

Transport i samochód w firmie

Wydatki na pojazdy to jedna z najpopularniejszych kategorii kosztów. Jeśli korzystasz z leasingu operacyjnego, cała rata leasingowa (część kapitałowa i odsetkowa) jest kosztem (z uwzględnieniem limitów wartości auta). Przy zakupie na kredyt, kosztem są odsetki od kredytu oraz odpisy amortyzacyjne.

Do kosztów eksploatacyjnych zaliczysz paliwo, naprawy, przeglądy, ubezpieczenie OC/AC czy opłaty parkingowe. Kluczowe jest jednak to, jak używasz auta:

• Użytek w 100% firmowy: pozwala odliczyć 100% KUP. Wymaga jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu (tzw. kilometrówki do VAT) i zgłoszenia do urzędu, co bywa uciążliwe.
• Użytek mieszany (prywatno–firmowy): to domyślna i najpopularniejsza forma. Nie wymaga ewidencji, ale pozwala zaliczyć w koszty PIT tylko 75% wydatków eksploatacyjnych (paliwo, naprawy, myjnia).

Kosztem będą także bilety na pociąg, autobusy czy taksówki, jeśli podróżujesz w celach służbowych (np. na spotkanie z klientem).

Marketing, reklama i rozwój

Wszystko, co robisz, by pozyskać klienta lub rozwinąć swoje kompetencje, jest kosztem. Zaliczamy tu reklamę w Google Ads czy na Facebooku, usługi agencji SEO (pozycjonowanie), projekt i utrzymanie strony www (hosting, domena). Kosztem są też tradycyjne wizytówki, ulotki czy banery reklamowe.

Możesz także rozliczać wydatki na własną edukację, o ile jest ona związana z Twoją branżą. Szkolenia branżowe, kursy online, studia podyplomowe, a nawet zakup literatury fachowej – to wszystko jest KUP, ponieważ podnosi Twoje kwalifikacje i pozwala lepiej zarabiać.

Pracownicy i współpraca (b2b)

Jeśli zatrudniasz ludzi, kosztem są ich wynagrodzenia brutto (z umowy o pracę, dzieło czy zlecenie) oraz składki ZUS finansowane przez Ciebie jako pracodawcę. Do kosztów zaliczysz też wydatki na BHP (szkolenia, apteczki), abonamenty medyczne dla załogi czy wydatki na integrację (o ile są skierowane do wszystkich pracowników). Oczywiście, kosztem są również faktury od innych firm, z którymi współpracujesz na zasadach B2B.

„Szara strefa”, czyli koszty kontrowersyjne, o które boisz się zapytać

Istnieje grupa wydatków, która zawsze budzi wątpliwości przedsiębiorców. Oto szybka analiza najczęstszych z nich.

• Czy garnitur, zegarek lub torebka mogą być kosztem?

W 99% przypadków – nie. Są to wydatki uznawane za osobiste. Urzędy stoją na stanowisku, że każdy musi być ubrany, a elegancki strój służy też celom prywatnym. Wyjątkiem byłby strój z trwale naniesionym logo firmy (np. uniform) lub specyficzne zawody (np. aktor kupujący kostium do roli).

• Czy obiad z klientem to koszt?

Tutaj wracamy do różnicy między reklamą a reprezentacją. Obiad 1 na 1 w restauracji to niemal zawsze reprezentacja, która nie jest kosztem. Jeśli jednak zamawiasz catering do swojego biura na spotkanie biznesowe lub szkolenie dla grupy klientów – jest to koszt (jako poczęstunek lub usługa reklamowa).

• Okulary korekcyjne dla programisty – można wrzucić w koszty?

Generalnie nie. Okulary korygujące wadę wzroku to wydatek na ochronę zdrowia, czyli wydatek osobisty. Choć przepisy BHP nakazują pracodawcy zapewnienie okularów pracownikowi pracującemu przy monitorze, w przypadku JDG i kupowania ich „dla siebie” jest to bardzo ryzykowne i zazwyczaj kwestionowane.

• Kawa, herbata, ciastka w biurze?

Tak. Są to standardowe wydatki na funkcjonowanie biura, służące zarówno pracownikom, jak i klientom. Nie mają charakteru reprezentacji i można je bezpiecznie ujmować w kosztach.

• Karnet na siłownię lub pakiet medyczny dla siebie (w jdg)?

Absolutnie nie. Urzędy Skarbowe jednolicie traktują to jako wydatki osobiste na zdrowie i rekreację, które nie mają bezpośredniego związku z osiąganiem przychodu.

Koszt w firmie (KUP) a odliczenie vat – to nie to samo!

Wielu przedsiębiorców myli te dwa pojęcia. To bardzo ważna różnica:

Koszt Uzyskania Przychodu (KUP) obniża Twój dochód, a przez to zmniejsza podatek dochodowy (PIT lub CIT).

Odliczenie VAT dotyczy tylko czynnych podatników VAT. Pozwala obniżyć podatek VAT należny (ten, który doliczasz do sprzedaży) o podatek VAT naliczony (ten, który płacisz w zakupach).

Choć często jeden wydatek jest jednocześnie kosztem w PIT i daje prawo do odliczenia VAT, to nie zawsze tak jest. Najlepszym przykładem jest samochód osobowy w użytku mieszanym. W KUP zaliczysz 75% wydatku netto + 50% nieodliczonego VAT. Z kolei do rejestru VAT wpiszesz tylko 50% kwoty VAT z faktury.

Myśl jak przedsiębiorca, dokumentuj jak księgowy

Rozliczanie kosztów w firmie to jedna z największych korzyści prowadzenia działalności. Najważniejszym narzędziem nie jest jednak kalkulator, a zdrowy rozsądek i umiejętność uzasadnienia. Zawsze miej z tyłu głowy „złotą zasadę” związku wydatku z przychodem. Pamiętaj też, że bez odpowiedniego dokumentu (faktury) nawet najbardziej oczywisty koszt nie zostanie uznany.

W razie wątpliwości przy nietypowych wydatkach, zawsze skonsultuj się ze swoim biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym. To najlepszy sposób na uniknięcie kosztownych błędów.

FAQ: Najczęściej zadawane pytania

Czy ZUS przedsiębiorcy jest kosztem? 

To zależy. Składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz Fundusz Pracy są kosztem (można je ująć w KPiR) lub można je odliczyć bezpośrednio od dochodu w zeznaniu rocznym. Natomiast od 2022 roku składka zdrowotna nie jest kosztem uzyskania przychodu przy większości form opodatkowania (np. na skali podatkowej i podatku liniowym, choć na liniówce jest pewien limit odliczenia).

Czy muszę mieć fakturę, czy wystarczy potwierdzenie przelewu? 

Sam przelew to za mało. Podstawą do zaksięgowania kosztu jest dokument księgowy, który identyfikuje strony transakcji, przedmiot i kwotę. Najczęściej jest to faktura.

Co jeśli Urząd Skarbowy zakwestionuje mój koszt? 

Jeśli podczas kontroli urzędnik uzna, że dany wydatek nie spełnia definicji KUP, nakaże Ci „wyksięgowanie” go. Oznacza to, że Twój dochód za dany okres wzrośnie, a Ty będziesz musiał zapłacić zaległy podatek dochodowy wraz z odsetkami za zwłokę.