Samochód osobowy w firmie – jak rozliczyć koszty i podatki?

Samochód osobowy w firmie to popularne rozwiązanie wśród przedsiębiorców. Właściwe rozliczenie podatkowe pojazdu wymaga jednak znajomości aktualnych przepisów. Obowiązują zasady, które określają, kiedy i jak można ująć koszty związane z użytkowaniem auta w działalności gospodarczej. W tym poradniku wyjaśniamy, jak rozliczyć samochód osobowy w firmie, jakie są ograniczenia oraz o czym należy pamiętać.

Samochód firmowy a prywatny – kluczowe różnice w rozliczeniach

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy samochód używany w działalności gospodarczej jest własnością firmy, czy pozostaje w majątku prywatnym właściciela. Od tego zależy sposób rozliczeń podatkowych.

• Samochód firmowy – wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Można odliczyć koszty związane z zakupem, amortyzacją, eksploatacją oraz częściowo lub w pełni odliczyć podatek VAT.
• Samochód prywatny wykorzystywany w firmie – brak możliwości amortyzacji. Odliczenia ograniczają się do kosztów eksploatacyjnych i częściowego VAT.

Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu?

Koszty związane z użytkowaniem samochodu obejmują wydatki na paliwo, serwis, ubezpieczenie, części zamienne oraz opłaty drogowe. Obowiązuje limit wartości pojazdu, od którego można dokonać odpisów amortyzacyjnych:

• 150 000 zł – dla samochodów spalinowych i hybrydowych
• 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych

Wydatki przekraczające te wartości nie mogą zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodu.

Odliczenie VAT od samochodu osobowego w firmie

Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT w dwóch wariantach:

• 50% VAT – gdy samochód jest wykorzystywany zarówno w firmie, jak i prywatnie
• 100% VAT – tylko wtedy, gdy pojazd jest używany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Wymaga to zgłoszenia VAT-26 do urzędu skarbowego oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Leasing samochodu a rozliczenie podatkowe

Leasing to popularna forma finansowania samochodu firmowego. W zależności od rodzaju leasingu różnią się zasady podatkowe:

• Leasing operacyjny – raty leasingowe oraz koszty eksploatacji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Amortyzacja pojazdu nie występuje po stronie przedsiębiorcy.
• Leasing finansowy – samochód wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych, a przedsiębiorca dokonuje odpisów amortyzacyjnych.

W obu przypadkach możliwe jest częściowe lub pełne odliczenie VAT zgodnie z zasadami ogólnymi.

Użytkowanie mieszane a wyłącznie firmowe – co warto wiedzieć?

W praktyce większość przedsiębiorców wykorzystuje samochód zarówno w firmie, jak i prywatnie. W takim przypadku obowiązuje:

• 75% kosztów eksploatacyjnych jako koszt uzyskania przychodu
• 50% odliczenia VAT

Jeśli pojazd jest używany tylko służbowo, koszty i VAT można odliczać w pełnym zakresie, ale konieczna jest szczegółowa ewidencja przebiegu.

Ewidencja przebiegu pojazdu – kiedy jest wymagana?

Pełne odliczenie VAT wymaga prowadzenia tzw. kilometrówki. Ewidencja musi zawierać:

• datę i cel wyjazdu
• trasę przejazdu
• liczbę przejechanych kilometrów
• imię i nazwisko kierowcy

Brak ewidencji skutkuje utratą prawa do pełnego odliczenia VAT.

Sprzedaż samochodu firmowego – skutki podatkowe

Sprzedaż samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych powoduje powstanie przychodu z działalności gospodarczej. Należy odprowadzić podatek dochodowy oraz VAT, jeśli wcześniej przysługiwało prawo do odliczenia.

Rozliczenie auta firmowego

Rozliczenie samochodu osobowego w firmie w 2025 roku wymaga przestrzegania aktualnych przepisów podatkowych. Właściwe podejście pozwala zoptymalizować koszty i uniknąć błędów podczas kontroli skarbowych. Pamiętaj o limitach amortyzacji, zasadach odliczania VAT oraz obowiązkach ewidencyjnych.

Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym – pomoże Ci dostosować rozliczenia do Twojej sytuacji.

Najczęstsze pytania przedsiębiorców

Czy mogę odliczyć VAT od paliwa?

Tak, ale tylko w zakresie zgodnym z przeznaczeniem pojazdu – 50% lub 100%.

Co z samochodem używanym prywatnie i w firmie?

Możesz odliczyć 75% kosztów eksploatacji oraz 50% VAT.

Czy warto prowadzić kilometrówkę?

Tak, jeśli chcesz w pełni odliczać VAT.

Jak rozliczyć zakup samochodu używanego?

Zakup od osoby fizycznej zwolnionej z VAT nie daje prawa do odliczenia tego podatku.