Obsługa kadrowo-płacowa w Szczecinie

Każda działalność gospodarcza, w której zatrudniani są pracownicy wymaga prowadzenia czynności związanych z kadrami i płacami. Dowiedz się kto zajmuje się obsługą kadrowo-płacową, na czym ona polega i z czego się składa.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?

Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje wszystkie czynności związane z kadrami i płacami. Jest to bardzo ważna kwestia w każdej działalności gospodarczej, która zatrudnia zarówno jednego, jak i kilkuset pracowników. Obsługa kadrowo-płacowa musi być prowadzona w skrupulatny sposób, aby dopilnować wszelkich spraw związanych z tym zagadnieniem.

Kto zajmuje się prowadzeniem obsługi kadrowo-płacowej?

W zależności od firmy, obsługa kadrowo-płacowa może być prowadzona przez wykwalifikowany, wewnętrzny zespół w firmie lub przez zewnętrzne biura księgowe.

Najczęściej działalności gospodarcze wybierają zewnętrzne biura księgowe, gdyż jest to dla nich korzystniejsze rozwiązanie. Dzięki temu firma nie musi zatrudniać pracownika, a wszystkie działania wykonywane są przez doświadczonych specjalistów z biur rachunkowych.

Wewnętrzny dział do obsługi kadrowo-płacowej jest jednak dobrym rozwiązaniem dla ogromnych firm, zatrudniających tysiące pracowników. Taka forma pozwala osobom odpowiedzialnym za kadry i płace skupić się tylko na jednej firmie.

Z czego składa się obsługa kadrowo-płacowa?

Obsługa kadrowo-płacowa zależna jest od specyfiki danej firmy. Każda działalność gospodarcza ma swoje indywidualne potrzeby, jednak ogólnie uznać można, że taka obsługa obejmuje każdy aspekt związany z funkcjonowaniem pracowników.

Biuro Rachunkowe Aleksandra Adamowska świadczy usługi kadrowo-płacowe w zakresie:

• sporządzania umów o pracę, umów o dzieło oraz umów zleceń
• sporządzania list płac oraz naliczania płac
• obliczania podatków od wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców
• obliczania składek ZUS od wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców
• rejestrowanie, aktualizowanie i wyrejestrowywanie pracowników i zleceniobiorców z ZUS
• sporządzanie i wysyłanie deklaracji ZUS
• sporządzanie deklaracji rocznych: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR
• reprezentowanie klientów w ZUS
• sporządzanie świadectw pracy oraz innych dokumentów np. zaświadczenie o zarobkach itp.
• rozliczanie urlopów, delegacji itp
• doradztwo z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi

Korzyści z outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej

Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej staje się coraz popularniejszym wyborem dla firm, niezależnie od ich wielkości. Wybór zewnętrznej firmy rachunkowej do prowadzenia kadr i płac to nie tylko oszczędność czasu, ale także redukcja błędów i pewność, że rozliczenia są prowadzone zgodnie z najnowszymi przepisami. Przekazanie tego obszaru specjalistom pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności, bez obaw o prawidłowe naliczenie wynagrodzeń, terminowe składki ZUS czy kwestie podatkowe. To również dostęp do ekspertów, którzy na bieżąco śledzą zmieniające się przepisy i aktualizują procedury. Jest to duża korzyść, szczególnie w złożonym obszarze kadr i płac.

Obowiązki związane z RODO i ochroną danych osobowych w obsłudze kadrowo-płacowej

Obsługa kadrowo-płacowa wymaga przetwarzania danych osobowych pracowników, co nakłada na pracodawcę obowiązek przestrzegania przepisów RODO. Ochrona danych osobowych jest szczególnie ważna w zakresie informacji o wynagrodzeniach, stanie zdrowia czy danych kontaktowych pracowników. Biuro rachunkowe odpowiedzialne za obsługę kadrowo-płacową musi zapewnić odpowiednie zabezpieczenia i procedury, aby dane były bezpieczne i przetwarzane zgodnie z prawem. Dzięki outsourcingowi obsługi kadrowo-płacowej do profesjonalnego biura firmy mają pewność, że dane ich pracowników są chronione. Minimalizuje to ryzyko naruszeń i potencjalnych kar.

Dokumentacja kadrowo-płacowa

Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa obejmuje sporządzanie dokumentów, ale też ich odpowiednie przechowywanie i archiwizację. Teczki osobowe pracowników, ewidencja czasu pracy, listy płac, umowy o pracę czy zgłoszenia do ZUS – wszystkie te dokumenty są niezbędne do prowadzenia kadr i płac zgodnie z przepisami. Biuro rachunkowe zajmujące się obsługą kadrowo-płacową dba o to, aby wszystkie dokumenty były kompletne i odpowiednio archiwizowane, ułatwiając dostęp do nich w przypadku kontroli lub konieczności weryfikacji.

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS i Urzędu Skarbowego

W ramach obsługi kadrowo-płacowej pracodawca zobowiązany jest do terminowego rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatków dochodowych od wynagrodzeń pracowników. Biuro rachunkowe reprezentujące firmę w ZUS i Urzędzie Skarbowym zajmuje się terminowym przygotowaniem i wysyłką deklaracji oraz rozliczaniem składek. Dbałość o terminowość i poprawność tych działań pozwala uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, takich jak odsetki za zwłokę czy kary administracyjne.

Ewidencja czasu pracy i urlopów – obsługa kadrowo-płacowa

Prawidłowa ewidencja czasu pracy, urlopów, nadgodzin oraz innych nieobecności pracowników jest kluczowym elementem obsługi kadrowo-płacowej. Na podstawie tej ewidencji naliczane są wynagrodzenia, dodatki za nadgodziny oraz urlopy. Profesjonalne biuro rachunkowe prowadzi dokładną ewidencję, dbając o to, by wszystkie dane były zgodne z przepisami prawa pracy. Jest to zabezpieczeniem firmy przed ewentualnymi roszczeniami pracowników i nieporozumieniami związanymi z wynagrodzeniami.

Bieżące zmiany w przepisach odnośnie obsługi kadr i płac

Prawo pracy oraz przepisy podatkowe często się zmieniają, dlatego kluczowe jest, by osoby zajmujące się obsługą kadrowo-płacową były na bieżąco z aktualizacjami. Biuro rachunkowe odpowiedzialne za kadry i płace monitoruje zmiany w przepisach i wprowadza odpowiednie modyfikacje w procesach, aby firma zawsze działała zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Regularne śledzenie zmian w prawie przez profesjonalne biuro rachunkowe daje firmie pewność, że wszelkie rozliczenia oraz dokumentacja są zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi.

Czy prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej jest ważne?

Prowadzenie obsługi kadr i płac jest obowiązkowe dla każdej działalności, która zatrudnia pracowników. Zakres działań związanych z obsługą kadrowo-płacową jest bardzo szeroki, dlatego warto przekazać je w ręce doświadczonej osoby. Odpowiednie prowadzenie jest bardzo ważne, aby działalność gospodarcza funkcjonowała dobrze, przede wszystkim zgodnie z prawem.

Obsługa kadrowo-płacowa jest także niezbędna ze względu na osoby zatrudnione w firmie. Pracownicy oczekują pełnej transparentności wynagrodzeń oraz nieomylności podczas wystawiania świadczeń, obliczania podatku i sporządzania umów.