Kontrola skarbowa – jak się do niej przygotować?

Właśnie otrzymałeś list z urzędu o nadchodzącej kontroli skarbowej? Zjada cię stres i nie wiesz co robić? Sprawdź ten artykuł i dowiedz się jak przygotować się do kontroli skarbowej!

Czym jest kontrola skarbowa?

Kontrola skarbowa polega na sprawdzeniu czy podatnik przestrzega i wywiązuje się z obowiązków zawartych w przepisach podatkowych. Podczas jej przebiegu zabezpieczone zostają wszelkie dokumenty, które potwierdzają informacje zawarte w księgach podatkowych. Kontrola skarbowa musi odbywać się przy osobie kontrolowanej, osobie upoważnionej lub przy świadkach.

Jak wygląda kontrola skarbowa?

Kontrola skarbowa może odbyć się jedynie wtedy, gdy podatnik zostanie o niej odpowiednio wcześnie uprzedzony. Według ustawy z dnia 6 marca 2018 r. zawiadomienie podatnika w formie listownej z Urzędu Skarbowego musi wpłynąć od 7 do 30 dni przed terminem wszczęcia postępowania kontrolnego. Wydarzenie to nie należy do najprzyjemniejszych, często powodując u przedsiębiorców wiele stresów. Jednak odpowiednie przygotowanie może ułatwić przejście przez kontrolę z urzędu skarbowego.

Rodzaje kontroli skarbowych

W systemie podatkowym istnieją różne rodzaje kontroli skarbowych, które mogą być przeprowadzane w zależności od konkretnych okoliczności i celów. Należą do nich:

• Kontrola podatkowa — polega na szczegółowym sprawdzeniu prawidłowości rozliczeń podatkowych. Może obejmować wszystkie aspekty działalności podatnika lub tylko ich część. Zazwyczaj kontrola podatkowa opiera się na zweryfikowaniu poprawności deklaracji podatkowych oraz prawidłowości obliczeń podatku.
• Kontrola celno-skarbowa — za jej wykonanie odpowiadają urzędy celno-skarbowe. Jej celem jest sprawdzenie obrotów towarami i prawidłowości rozliczeń celnych, akcyzowych oraz innych opłat związanych z handlem.
• Kontrola krzyżowa – termin ten używany jest przez przedsiębiorców. Celem kontroli krzyżowej jest sprawdzenie tylko części dokumentów przez skarbówkę. Jeśli wykryte zostaną nieprawidłowości, przedsiębiorstwo może spodziewać się gruntownej analizy całej dokumentacji.

Książka kontroli

Książka kontroli to zbiór dokumentów wymagany od przedsiębiorstwa podczas kontroli. Potrzebna jest ona do tego, aby urząd kontroli mógł sprawdzić protokoły poprzednich inspekcji. Książka kontroli potwierdza poprzednie weryfikacje przeprowadzane w firmie. Jej miejsce powinno być w siedzibie przedsiębiorstwa, w biurze rachunkowym lub w formie elektronicznej.

Jak przygotować się do kontroli skarbowej?

Przygotowanie się do kontroli skarbowej jest kluczowe dla każdego podatnika, którego czekają odwiedziny skarbówki. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w tym procesie:

1. Dokładna dokumentacja

Przed kontrolą sprawdź czy wszystkie dokumenty księgowe są kompletne i łatwo dostępne. Skontroluj czy posiadasz faktury, deklaracje podatkowe, wyciągi bankowe, księgi rachunkowe, umowy, dowody zakupu i wszelkie inne dokumenty finansowe.

2. Porządek w księgach

Księgi powinny być prowadzone rzetelnie i zgodnie z prawem. Przed kontrolą sprawdź i wyjaśnij wszelkie nieścisłości.

3. Współpraca z biurem rachunkowym

Przed kontrolą skontaktuj się z biurem rachunkowym lub księgowym, który pomoże Ci przejrzeć dokumenty i przygotować odpowiedzi na potencjalne pytania.

4. Zrozumienie przepisów

Znajomość obowiązujących przepisów podatkowych i księgowych jest niezbędna, aby zrozumieć, czego kontrolerzy mogą szukać i jakie mają uprawnienia. Zapoznaj się z nimi i postaraj się przewidzieć o co możesz zostać zapytany.

5. Plan działania

Przygotuj sobie plan działania uwzględniając w nim postępowanie podczas kontroli. Zdecyduj kto będzie odpowiadać na pytania i w jaki sposób.

6. Wewnętrzna kontrola

Przeprowadź samodzielnie wewnętrzną kontrolę, aby wykryć i rozwiązać ewentualne problemy przed przybyciem kontrolerów.

7. Dostęp do informacji

Upewnij się, że masz szybki dostęp do wszelkich informacji elektronicznych, w tym kopii zapasowych danych, które mogą być wymagane podczas kontroli.

8. Przeprowadzenie próbnej kontroli

Rozważ przeprowadzenie próbnej kontroli z pomocą zewnętrznego doradcy, aby ocenić gotowość firmy i potencjalne punkty zainteresowania dla kontrolerów.

9. Postawa współpracy

Podczas samej kontroli zachowaj postawę otwartości i współpracy. Unikaj konfrontacyjnego zachowania, nawet jeśli nie zgadzasz się z niektórymi stwierdzeniami lub wnioskami kontrolerów.

10. Przygotowanie pracowników

Poinformuj swoich pracowników o nadchodzącej kontroli i upewnij się, że wiedzą, jak postępować oraz kto jest wyznaczony do komunikacji z kontrolerami.

11. Pamiętaj! 

Kontrola skarbowa to standardowa procedura i niekoniecznie oznacza, że coś jest nie w porządku. Rzetelne przygotowanie może pomóc w jej sprawnym przebiegu i zminimalizować ewentualny stres z nią związany.

Obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli

W czasie kontroli skarbowej przedsiębiorca musi spełnić kilka obowiązków:

• zapewnienie wstępu na teren przedsiębiorstwa
• udostępnienie wszelkich dokumentów związanych z kontrolą
• okazanie majątku i umożliwienie jego oględzin
• stworzenie spisu z natury na żądanie kontrolujących
• umożliwienie fotografowania, filmowania i dokonywania nagrań głosowych jeżeli czynności te mogą stanowić dowód 
• przedstawienie dokumentów sporządzonych w innym języku przetłumaczonych na język polski (na żądanie kontrolujących)
• zapewnienie kontrolującemu odpowiednich warunków do pracy

Jak kończy się kontrola skarbowa?

Kontrola skarbowa kończy się wraz z wystawieniem protokołu, który podsumowuje jej przebieg. Przedsiębiorca może złożyć zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu w terminie do 14 dni od daty doręczenia. 

Kontrola skarbowa w Szczecinie

Biuro Rachunkowe w Szczecinie Aleksandra Adamowska oferuje wszystkim przedsiębiorcom pomoc w przygotowaniu się do nadchodzącej kontroli skarbowej w Szczecinie. Wspólnie przeanalizujemy wszelkie dokumenty i przygotujemy firmę na nadchodzącą wizytę kontrolerów. Zapraszamy do współpracy!