Jak zatrudnić obcokrajowca w Polsce?

Zatrudnianie pracowników z zagranicy staje się powoli koniecznością dla wielu polskich branż. Proces ten wiąże się jednak z gąszczem skomplikowanych przepisów. Ten artykuł to praktyczna mapa, która przeprowadzi Cię przez legalne zatrudnienie cudzoziemca bez błędów.

Zatrudniasz cudzoziemca? Obywatel UE czy kraju trzeciego?

Zanim zagłębisz się w formalności, musisz odpowiedzieć na jedno kluczowe pytanie. Czy Twój przyszły pracownik pochodzi z Unii Europejskiej, czy spoza niej? Procedura zatrudnienia różni się w tych przypadkach w sposób drastyczny. Musimy jasno określić, z kim mamy do czynienia, zanim przejdziemy do dalszych kroków.

Jak zatrudnić obywatela UE?

Zatrudnienie obywatela UE / EOG / Szwajcarii – tym przypadku proces jest niemal identyczny, jak przy angażowaniu Polaka. Działa tu zasada swobodnego przepływu osób. Twój główny obowiązek to przygotowanie umowy (dowolnego rodzaju) oraz zgłoszenie pracownika do ZUS w terminie 7 dni. Jedyny dodatkowy wymóg spoczywa na samym obywatelu UE. Po trzech miesiącach pobytu powinien on zarejestrować swój pobyt w odpowiednim Urzędzie Wojewódzkim. Warto go o tym poinformować.

Jak zatrudnić obywatela kraju trzeciego?

Zatrudnienie obywatela kraju trzeciego (np. Ukraina, Białoruś, Indie, Gruzja) – tu rozpoczyna się właściwy, wieloetapowy proces. Musisz zapamiętać kluczową zasadę: „podwójnej legalizacji„. Oznacza to, że legalny musi być zarówno POBYT cudzoziemca w Polsce, jak i jego PRACA. Sama wiza turystyczna (legalny pobyt) nie daje prawa do wykonywania obowiązków zawodowych. Z kolei samo zezwolenie na pracę jest bezwartościowe, jeśli pobyt pracownika jest nielegalny.

Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE: legalizacja pracy krok po kroku

To kluczowa część całego procesu. Skupiamy się na pierwszym filarze, czyli formalnościach związanych z samą pracą. Istnieją cztery główne ścieżki (zezwolenie, oświadczenie, specustawa, zwolnienie). Musisz dokładnie wiedzieć, która z nich dotyczy Twojego przyszłego pracownika.

Metoda 1 (Standardowa) – zezwolenie na pracę (Typ A, B, C, D, S)

Jest to podstawowa i najbardziej formalna droga legalizacji. Najczęściej będziesz mieć do czynienia z zezwoleniem na pracę typu A. Dotyczy ono pracy na terytorium Polski dla pracodawcy, który ma tutaj siedzibę. O dokument ten wnioskujesz Ty – pracodawca – do właściwego Wojewody.

Kluczowym wymogiem jest uzyskanie „informacji starosty„, znanej jako test rynku pracy. Jest to procedura sprawdzająca, czy na dane stanowisko nie ma chętnych bezrobotnych Polaków lub obywateli UE. Test rynku pracy nie jest jednak wymagany w kilku przypadkach. Dotyczy to na przykład obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Armenii lub sytuacji, gdy zawód znajduje się na liście profesji deficytowych.

Metoda 2 (Uproszczona) – oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

To bardzo popularna alternatywa dla standardowego zezwolenia. Dotyczy jednak wyłącznie obywateli pięciu krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji i Mołdawii. (Uwaga: Ukraina korzysta obecnie z odrębnej, jeszcze łatwiejszej ścieżki). Główne założenie to możliwość pracy do 24 miesięcy bez przerwy.

Procedura polega na zgłoszeniu przez Ciebie (pracodawcę) oświadczenia o powierzeniu pracy do Powiatowego Urzędu Pracy (PUP). Robi się to przez portal praca.gov.pl. Praca staje się legalna od dnia wpisania oświadczenia do ewidencji. Pamiętaj o obowiązku informacyjnym, aby zgłosić faktyczne podjęcie pracy przez cudzoziemca.

Metoda 3 (Specjalna) – Obywatele Ukrainy i „Specustawa”

Jest to obecnie kluczowa i najprostsza procedura. Musi być wyczerpująco opisana. Dotyczy ona obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie (np. w związku z działaniami wojennymi lub byli tu legalnie tuż przed).

Jedyny obowiązek pracodawcy to powiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy (PUP) o fakcie zatrudnienia. Musisz to zrobić przez portal praca.gov.pl w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy. To bardzo ważne – nie potrzebujesz w tym trybie żadnych oświadczeń ani zezwoleń. Wystarczy legalny pobyt Ukraińca i wspomniane powiadomienie.

Metoda 4 (Zwolnienie) – kiedy ani zezwolenie, ani oświadczenie nie są potrzebne?

To bardzo ważna sekcja, która może zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu. Istnieje kilka grup cudzoziemców, którzy są całkowicie zwolnieni z obowiązku uzyskiwania zezwolenia na pracę. W takich przypadkach procedura jest prosta: umowa i zgłoszenie do ZUS.

Najważniejsze grupy zwolnione to między innymi:

• Posiadacze ważnej Karty Polaka.
• Absolwenci polskich szkół ponadpodstawowych lub stacjonarnych studiów wyższych.
• Osoby ze zgodą na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE.
• Małżonkowie obywateli polskich (jeśli ich pobyt jest zalegalizowany).
• Osoby ze statusem uchodźcy lub objęte ochroną uzupełniającą w Polsce.

Legalny pobyt cudzoziemca – co musi mieć pracownik?

Przypomnijmy: legalna praca (np. zezwolenie) to nie wszystko. Pracownik musi również legalnie przebywać na terytorium Polski. Dokumenty potwierdzające legalny pobyt to na przykład ważna wiza (np. krajowa typu D z prawem do pracy) lub ważne zezwolenie na pobyt czasowy (tzw. karta pobytu).

Sam ruch bezwizowy (paszport biometryczny) jest legalnym pobytem. Nie wystarcza on jednak sam w sobie do pracy – musi być połączony np. z oświadczeniem. W przypadku obywateli Ukrainy specjalnym potwierdzeniem jest status PESEL UKR lub stempel w paszporcie. Zawsze proś o kopię dokumentu legalizującego pobyt i przechowuj ją w aktach pracowniczych.

Obowiązki pracodawcy krok po kroku

Gdy masz już „papiery” legalizujące pracę, czas na formalne dokończenie procesu. Oto Twój proces zatrudnienia cudzoziemca krok po kroku.

• Krok 1: Podpisanie umowy. Musi ona mieć formę pisemną.
• Krok 2: Tłumaczenie umowy. Prawo nakłada na Ciebie obowiązek przedstawienia pracownikowi umowy w języku dla niego zrozumiałym.
• Krok 3: Zgłoszenie do ZUS. Masz na to 7 dni od rozpoczęcia pracy, dokładnie tak samo, jak przy polskim pracowniku.
• Krok 4: Obowiązki informacyjne. Pamiętaj, aby poinformować PUP (przy oświadczeniu) lub Wojewodę (przy zezwoleniu), że cudzoziemiec faktycznie rozpoczął pracę.
• Krok 5: Przechowywanie dokumentacji. Musisz trzymać w aktach kopie dokumentów legalizujących pobyt i pracę pracownika.

Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – jakie są kary i dotkliwe konsekwencje?

Ta sekcja jest kluczowa z perspektywy prawnej. Zawsze musisz wiedzieć, jakie ryzyko niesie za sobą pójście na skróty. Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca ma miejsce wtedy, gdy pracuje on bez wymaganego zezwolenia. Taka sytuacja zachodzi też, gdy wykonuje obowiązki na innych warunkach niż określone w zezwoleniu lub bez pisemnej umowy.

Sankcje dla pracodawcy są bardzo dotkliwe – grzywna może sięgnąć nawet 30 000 zł. Konsekwencje czekają też samego cudzoziemca. Oprócz grzywny, może on otrzymać decyzję o zobowiązaniu do powrotu (deportację) oraz zakaz wjazdu do strefy Schengen.

Jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce – podsumowanie

Jak widzisz, proces zatrudniania cudzoziemca jest wieloetapowy, ale w pełni logiczny. Wymaga on od Ciebie staranności i pilnowania terminów, zwłaszcza gdy dotyczy obywateli spoza UE. Najważniejsze jest rozróżnienie ścieżki (UE/kraj trzeci) oraz pamiętanie o zasadzie podwójnej legalizacji: pobytu i pracy.

Lista pytań kontrolnych:

Czy sprawdziłeś paszport (UE czy kraj trzeci)?

Zweryfikowałeś legalność pobytu pracownika?

Czy wybrałeś właściwą ścieżkę legalizacji pracy (Zezwolenie / Oświadczenie / Specustawa / Zwolnienie)?

Podpisałeś i przetłumaczyłeś umowę?

Czy zgłosiłeś pracownika do ZUS?

Jeśli proces ten wydaje Ci się skomplikowany, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów w zakresie kadr i płac.

FAQ: Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zatrudnić cudzoziemca na umowę zlecenie lub umowę o dzieło? 

Możesz zatrudnić cudzoziemca na umowę zlecenie. Podlega ona jednak tym samym rygorom legalizacji pracy (zezwolenie/oświadczenie) oraz obowiązkowemu zgłoszeniu do ZUS (jak przy Polaku). Umowa o dzieło jest znacznie bardziej ryzykowna i rzadko znajduje uzasadnienie przy stałej współpracy.

Co to jest jednolite zezwolenie na pobyt i pracę? 

Jest to popularna „karta pobytu czasowego”, która łączy w sobie dwie funkcje: legalizuje pobyt i jednocześnie uprawnia do pracy u konkretnego pracodawcy. Wnioskuje o nią sam cudzoziemiec (przy Twoim współudziale jako pracodawcy) do Wojewody.

Mój pracownik z Ukrainy pracował na oświadczeniu. Czy muszę go teraz zgłaszać przez specustawę? 

Nie, jeśli jego oświadczenie o powierzeniu pracy jest nadal ważne, może on kontynuować pracę na jego podstawie. Jednak po wygaśnięciu oświadczenia, najprostszą i najszybszą drogą kontynuacji jest skorzystanie ze specustawy (czyli powiadomienie PUP w ciągu 14 dni), o ile jego pobyt jest legalny.