Jak przygotować sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe to jeden z najważniejszych dokumentów w działalności każdej firmy, która prowadzi księgi rachunkowe. Jest to zestawienie, które pokazuje faktyczny obraz sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyników działalności jednostki. Dla wielu przedsiębiorców sam proces jego sporządzenia bywa wyzwaniem. Dlatego w tym artykule dowiesz się, jak przygotować sprawozdanie finansowe, kto ma taki obowiązek, jakie elementy trzeba w nim ująć, a także w jakim terminie należy je złożyć do właściwego organu.
Czym jest sprawozdanie finansowe?
Zanim przejdziesz do szczegółów, warto zrozumieć czym jest sprawozdanie finansowe. To dokument sporządzany według zasad określonych w ustawie o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591), który obejmuje dane liczbowe oraz opisowe. Jego celem jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji przedsiębiorstwa. Dzięki niemu właściciele, inwestorzy czy instytucje finansowe mogą ocenić kondycję podmiotu i podjąć decyzje biznesowe.
Sprawozdanie jest sporządzane za rok obrotowy, a jego zakres zależy od wielkości jednostki. Inne wymagania stosuje się wobec dużych spółek, a inne wobec mikroprzedsiębiorstw.
Kto składa sprawozdanie finansowe?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się kto składa sprawozdanie finansowe. Obowiązek ten dotyczy m.in. spółek prawa handlowego, spółek jawnych osób prawnych, spółek cywilnych osób prawnych, fundacji czy stowarzyszeń prowadzących pełną księgowość.
Więcej o spółkach tutaj: Rodzaje spółek w Polsce
Za przygotowanie i podpisanie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki – czyli zarząd lub wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki. Do podpisu potrzebny jest także księgowy prowadzący księgi rachunkowe. W przypadku organu wieloosobowego co do zasady podpisują wszyscy członkowie, chyba że część z nich złoży stosowne oświadczenia.
Przygotowanie sprawozdania finansowego – podstawowe zasady
Przygotowanie sprawozdania finansowego powinno przebiegać zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Dokument sporządza się w formie elektronicznej, w strukturze logicznej pliku XML opublikowanej przez Ministerstwo Finansów. Podpisanie możliwe jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym.
W zależności od rodzaju jednostki wyróżniamy trzy zakresy sprawozdania:
- jednostki pełne – bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, a w wielu przypadkach także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym,
- jednostki małe – uproszczony bilans i rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa w ograniczonym zakresie,
- jednostki mikro – bilans i rachunek zysków i strat w formie bardzo uproszczonej, informacja dodatkowa ograniczona do kilku danych.
Jak sporządzić sprawozdanie finansowe krok po kroku?
Jeśli zastanawiasz się jak sporządzić sprawozdanie finansowe, możesz podzielić proces na kilka etapów:
- Zamknięcie ksiąg rachunkowych – obejmuje ujęcie wszystkich operacji gospodarczych i rozliczeń okresowych.
- Sporządzenie bilansu oraz rachunku zysków i strat – to dwa podstawowe zestawienia obrazujące majątek, źródła finansowania oraz wynik.
- Przygotowanie dodatkowych elementów – informacja dodatkowa, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale (jeśli wymagane).
- Podpisanie sprawozdania – konieczne są podpisy księgowego oraz wszystkich osób kierujących jednostką albo oświadczenia pozostałych.
- Zatwierdzenie sprawozdania – dokonuje go organ zatwierdzający, np. zgromadzenie wspólników.
- Złożenie sprawozdania – w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa trafia ono do KRS, Szefa KAS lub urzędu skarbowego.
Sprawozdanie finansowe termin – o czym pamiętać?
Jednym z kluczowych aspektów jest sprawozdanie finansowe termin składania. Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym:
- sporządzenie musi nastąpić do 31 marca,
- zatwierdzenie przez organ zatwierdzający do 30 czerwca,
- złożenie do właściwego organu – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, czyli co do zasady do 15 lipca.
Warto podkreślić, że jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie, należy i tak złożyć je w wersji niezatwierdzonej. Później, po uchwale zatwierdzającej, składa się wersję ostateczną.
Sprawozdanie finansowe do KRS
W przypadku spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców najczęściej mówi się o obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS. Dokument przekazuje się elektronicznie za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zgłoszenie jest bezpłatne, jeśli dokonuje go osoba z numerem PESEL ujawnionym w rejestrze.
Do sprawozdania dołącza się także inne dokumenty, m.in. uchwałę o zatwierdzeniu i o podziale zysku lub pokryciu straty, a jeśli jednostka podlegała badaniu – również opinię i raport biegłego rewidenta.
Sprawozdanie finansowe poza KRS
Nie każdy przedsiębiorca kieruje swoje sprawozdanie do sądu rejestrowego. Osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe, które nie są wpisane do KRS, składają dokumenty do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej poprzez system Ministerstwa Finansów. Z kolei podatnicy CIT niewpisani do rejestru przekazują sprawozdanie do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od zatwierdzenia.
Sankcje za niedopełnienie obowiązków
Brak złożenia sprawozdania w terminie naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność karną skarbową i grzywny. Sąd rejestrowy może także nakładać kary przymuszające, które powtarzane wielokrotnie stają się bardzo uciążliwe. Dlatego kluczowe jest pilnowanie terminów i prawidłowe złożenie dokumentu.
Jak biuro rachunkowe może pomóc?
Jeśli nie masz pewności, jak przejść przez wszystkie etapy, warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego. Specjaliści przygotują plik w wymaganej strukturze, zadbają o podpisy elektroniczne i poprawność walidacji. Zajmą się także zgłoszeniem w systemie KRS lub poprzez aplikację Ministerstwa Finansów. Dzięki temu unikasz ryzyka błędów i opóźnień, a tym samym konsekwencji prawnych.
Przygotowanie sprawozdania wymaga znajomości przepisów, terminów oraz narzędzi technicznych. Musisz wiedzieć czym jest sprawozdanie finansowe, znać jego elementy i etapy przygotowania, a także pamiętać o tym jak sporządzić sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą. Właściwe złożenie do KRS, Szefa KAS czy urzędu skarbowego to nie tylko wymóg prawny, ale także element budujący wiarygodność firmy.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Jak złożyć sprawozdanie finansowe?
Dokument składa się wyłącznie elektronicznie – do KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, do Szefa KAS przez system MF lub do urzędu skarbowego w przypadku podatników CIT niewpisanych do KRS.
Jak przygotować sprawozdanie finansowe?
Należy zamknąć księgi, sporządzić wymagane zestawienia, podpisać dokumenty elektronicznie, zatwierdzić je uchwałą i przesłać do właściwego organu.
Gdzie składa się sprawozdanie finansowe?
W zależności od formy prawnej – do KRS, do Szefa KAS albo do naczelnika urzędu skarbowego.
Kto składa sprawozdanie?
Odpowiada za to kierownik jednostki, czyli zarząd lub wspólnicy. Podpis wymagany jest także od księgowego prowadzącego księgi rachunkowe.
Termin składania sprawozdania finansowego za 2025?
Dla jednostek, które rozliczają się według roku kalendarzowego, to: sporządzenie do 31 marca 2026 r., zatwierdzenie do 30 czerwca 2026 r. i złożenie do 15 lipca 2026 r.
Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?
Za pomocą systemu eKRS – Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie logujesz się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i dołączasz pliki XML wraz z wymaganymi załącznikami.
Czy wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać dokument?
Tak, chyba że część z nich złoży oświadczenia.
Czy sprawozdanie można złożyć w PDF?
Nie, wymagany jest format XML zgodny ze schemą MF.
Co się stanie, jeśli nie złożę sprawozdania?
Grożą sankcje karne skarbowe oraz kary nakładane przez sąd rejestrowy.